روابط عمومی بوقچی سازمان نیست!

روابط عمومی نماد و معرف عملکرد سازمان ها و سیستم ها است و هر چقدر بتوان این واحد را تقویت کرد، مشکلات ناشی از عدم درک وظایف و تعهدات سیستم ها در قبال مردم و پرسنل پیش نخواهد آمد، در تعریف روابط عمومی اینگونه بیان می شود که روابط (به انگلیسی Public Relations یا به اختصار PR ) به علمِ مدیریتِ چرخه اطلاعات، مابین یک فرد یا سازمان، (اعم از بازرگانی و اقتصادی و دولتی یا سازمان مردم نهاد )، با عموم اطلاق می‌گردد.
روابط عمومی، به مثابه پلی است میان یک سازمان و مخاطبان آن. روابط عمومی عبارت است انتقال و تجزیه و تحلیل اطلاعات و نظرات مدیریت مؤسسه به مخاطبان آن و انتقال تجزیه و تحلیل اطلاعات این گروه ها به مدیریت به منظور ایجاد همسویی و هماهنگی در علائق و منافع.
روابط عمومی مجموعه‌ای از اقدامات و کوشش‌های حساب‌شده‌ای است که هر سازمان برای برقراری ارتباطات مؤثر و هدفمند با گروه‌هایی که با آن در ارتباط‌اند انجام می‌دهد.
یکی‌ از واحدهائی که تاثیر بسزائی در سیستم و سازمان دارد و کمک می کند که سیستم به هدف‌ها برسد و این مطلب میسر نمی شود مگر با کیفیت‌ رابطه‌ آنها با ارباب رجوع و پرسنل خود که‌ با آنها سروکار دارند و همچنین‌ با انعکاس افکار عمومی جامعه‌ای که‌ در آن‌ فعالیت دارند. هر اندازه‌ این‌ ارتباط به طور سنجیده و مستمر و به‌ شکل‌ مؤثری گسترش‌ یافته‌ باشد، به‌ همان‌ اندازه‌ سیستم و سازمان در دستیابی‌ به‌ اهداف‌ خود موفق‌تر می باشد.
واحد روابط عمومی اکنون به‌ عنوان‌ یک‌ اصل‌ اساسی در مدیریت‌ جهانی پذیرفته‌ شده‌ که‌ افراد و سازمانها برای رسیدن‌ هرچه‌ بهتر و کم تنش زا تر به‌ مقاصد خود نیازمند به‌ حسن‌ رابطه‌ و درک‌ متقابل‌ و توسعه‌ تفاهم‌ با پرسنل و عموم‌ مردم‌ می باشند.
وظایف واحدهای روابط عمومی را میتوان اینگونه بصورت تیتر بیان کرد:
-شناخت افکار عمومی و درک آنها
-ارتباطات
-رسانه و جامعه
-الان مواضع سازمان
-امور فرهنگی
-انتشارات ( البته اکنون در این اوج تکنولوژی باید نسبت به ذائقه مردم حرکت کرد)
-سنجش افکار (این سنجش تنها افکار ارباب رجوع نیست، بلکه شامل پرسنل سیستم نیز می باشد)
-پژوهش و برنامه ریزی
-ارتقا جایگاه در خود سیستم ( مطلبی که فراموش شده در واحدهای روابط عمومی است و توجهی به خود سیستم نمیکنند و عامل سقوط مدیریت سیستم میشود)
-درک تفاوت تبلیغات با روابط عمومی
-پلی بین مردم و سیستم ، پلی بین پرسنل و سیستم
-رازدار سیستم
-عدم نشر اطلاعات غلط
-قدرت مشاوره بی غرض
-برنامه ریز مدیران
-ارتباط اصولی با رسانه ها
-توجه به بازخورد
-اطلاع یابی صحیح از بازخوردها.
روابط عمومی، روبه‌رو شدن یک سازمان یا مؤسسه با مخاطبانش را از طریق پرداختن به موضوعات و مطالب و اخباری انجام می‌دهد که به منافعِ مشترک آن‌ها مربوط است. سخنرانی در کنفرانس ها، همکاری با رسانه هاو بهره‌وری از آنها، ارتباطات بحران، اشتغال به امور اجتماعی از طریق رسانه‌ها و ارتباط با کارکنان، در زُمره وظایف این حرفه است. فعالیتِ روابط عمومی، چندان مستقیم و ملموس نیست و همین، فرق آن با تبلیغات است. روابط عمومی می‌تواند برای ساختن روابط تفاهم‌آمیز با کارکنان، مشتریان، سرمایه‌گذاران، رأی‌دهندگان و عموم مردم به کار رود.
تقریباً هر سازمانی که با افکار عمومی سروکار دارد و نیازمند ارائه‌ تصویر روشنی از خود نزد آن است، گونه‌ای از روابط عمومی را به خدمت می‌گیرد. برخی از رشته‌های مرتبط تحت نام ارتباطات شرکتی نظیر روابط رسانه‌ای، روابط سرمایه‌گذاری، ارتباطات داخلی و روابط کار وجود دارند که به فعالیت‌های روابط عمومی ربط دارند. کارکنان روابط عمومی عموماً توجه خود را به ساختن مناسباتشان با کسانی معطوف می‌کنند که به همسازی با آنها بیانجامد.
کارکنان روابط عمومی باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیل امور مربوط به سازمان و مؤسسه‌ خود، به رفع و رجوع مسائل بپردازند. این مهارت‌ها به شدت مورد نیازند، زیرا در رشته‌ روابط عمومی، ارتباطِ پیوسته‌ای میان کارکنان و کسانی وجود دارد که در تعیین سمت سیاست‌های همگانی، نقش ایفا می‌کنند. کارکنان روابط عمومی همچنین باید به اندیشه‌ورزی انتقادی بپردازند تا بتوانند به واسطهٔ این مهارت، به حل مشکلات احتمالی مشتریان و موکلان خود اقدام کنند.
افراد شاغل در این مسئولیت بنا به وظایف خود بایستی در کنار مردم و کارکنان باشند و ارتباط عمیقی بین مردم و کارکنان به سیستم و مسئولان ایجاد کنند و اینگونه نیست که به عنوان بوقچی مسئولان سازمانها باشند و هر چقدر از ایجاد کانال ارتباطی دور شوند و در جهت تبلیغات مسئولان باشند، هم از وظیفه ذاتی خود خارج می‌شوند و هم افرادی که تخصص ارتباطات را دارند را دچار مشکل می‌کنند و ذائقه کاری مسئولان را بسمت و سویی می‌برند که تنها در دیده شدن در رسانه ها فعالیت می‌کنند نه برای اهداف و تعالی سازمان مربوطه.
روابط عمومی یک شغل نیست، یک هنر است، هنری تلفیق از تعامل و مدیریت و احترام و نباید آن را به سطح تبلیغات ساده تقلیل داد.

حبیب حسینقلی زاده 
انتهای پیام/