نصر: مهندسان در استفاده از ابزارهایی که راندمان، بهره وری و عملکرد آنها را در اتمام به موقع پروژه ها به حداکثر می رساند مهارت کافی دارند اما وقتی که مدیریت تصمیم می گیرد کارهای بیشتری را با نفرات کمتر انجام دهد ممکن است به معنی ارجاع تعداد بیشتر پروژه به پرسنل و به تبع آن ایجاد فشار بیشتر برای تحویل به موقع پروژه ها در فضایی استرس آور تلقی شود.

در چنین وضعیتی شاید آرزو کنیم چه می شد اگر وقت بیشتری داشتیم؟
اما زمان یک منبع ثابت و محدود و البته ارزشمند است که باید با دقت مدیریت شود تا نتایج و عملکرد بهینه شود.
آیا می خواهید بیشتر بدانید؟ هشت نکته زیر در زمینه مدیریت زمان به شما کمک می کند تا بیشترین استفاده را از روز خود داشته باشید:
 
1- تفویض کردن را بیاموزید (مدیریت مسائل ریز را متوقف کنید)
شما نمی توانید برای کنترل همه چیز، همه جا و همه وقت حضور داشته باشید. کار را به همکاران ماهر خود بسپارید و به آنها فرصت دهید که قابلیت های خود را توسعه دهند. تفویض هر چه بیشتر، نگرانی کمتر را موجب خواهد شد. همزمان که تیم شما مسئولیت های بزرگتر را به عهده می گیرد، شما فرصت خواهید داشت به پروژه های بزرگتر بعدی فکر کنید.
 
2- قانون 80/20 را اعمال کنید
طبق اصل پارتو، 80 درصد نتایج، صرفا با 20 درصد کار محقق خواهد شد. بنابراین باید روی مهمترین وظایف (20 درصد) تمرکز کنید و 80 درصد را به همکاران محول کنید.
 
3-  بیشتر اوقات "نه" بگویید.
یادگیری "نه" گفتن می تواند سخت باشد ، به خصوص اگر شما رئیس نباشید. با این حال ، اگر حجم کار بیش از حد زیاد است ، یا اولویت ها نامتعادل است یا مهلت زمانی باید دوباره تنظیم شود، برای سرپرستان توضیح دهید که چرا مهم است که درخواست آنها را رد کنید. غالباً این امر منجر به تمدید مهلت مورد نیاز شما یا اضافه شدن همکاران بیشتر برای کمک به پروژه می شود. سپس این امکان را برای شما فراهم می کند تا به کار بعدی در لیست 20 درصد بالای اقدامات بروید.
 
4- زمان خود را رهگیری و ردیابی کنید
آیا واقعاً می دانید در طول هفته چقدر مثمر ثمر هستید؟ ردیابی و رهگیری زمان برای اندازه گیری اینکه چقدر در طول روز فعالیت های انجام شده مثمر ثمر بوده اند بسیار اهمیت دارد. سیستم های نرم افزاری «مدیریت پروژه» و «مدیریت وظایف» زیادی هستند که این امکان را به شما می دهند تا زمان خود را رهگیری کنید.
 
5- نظم و سازماندهی داشته باشید
نظم و سازماندهی و اجرای اصول 5S به شما کمک می کند که در زمان لازم، ابزار و اطلاعات لازم را در دسترس داشته باشید. تا زمان جستجو برای پیدا کردن مواردی که دم دست نیست غیر معقول نباشد.
 
6- در ابزارهای مدیریتی سرمایه گذاری کنید
همانطور که مهندسان برای اتمام پروژه های خود به ابزار مناسب اعتماد می کنند، برای مدیریت زمان نیز می توان همین کار را انجام داد. ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه، مرکزی برای اطلاعات و ارتباطات پروژه فراهم می کنند که باعث صرفه جویی در وقت مدیران پروژه و اعضای تیم می شود. وظایف را می توان اولویت بندی و اتوماتیزه کرد و یک فضای شفاف و در لحظه را برای رصد کردن پروژه ها فراهم آورد. این امر نیاز به جلسات وقت گیر و کم راندمان را کاهش می دهد. بنابراین سرمایه گذاری در ابزار و تجهیزات و یا به روزآوری آنها برای بهره وری از زمان بسیار مهم است.
 
7- جلسات عملیاتی برگزار کنید
بیشتر جلسات، حتی در صورت مهم بودن، از دید حاضران در جلسه ترسناک به نظر می آید. ابزارهای اشتراک داده و به روزرسانی های کامپیوتری مدیریت پروژه می توانند نیاز به جلسات را به حداقل برسانند. با این حال، در صورت نیاز، دستور کار مشخصی را تهیه کنید ، فقط پرسنل لازم را دعوت کرده و موارد مورد بحث را از قبل برای آنها بفرستید و جلسه را با موارد اقدام عملیاتی و تعهد برای انجام در موعد مقرر خاتمه دهید.
 
8- روز خود را مرور کنید
سوزان مدسن ، مربی مدیریت پروژه ، توصیه می کند: " 5 تا 10 دقیقه وقت خود را صرف مرور لیست وظایف خود هر روز قبل از خارج شدن از دفتر کنید. اگر به آنچه می خواستید رسیدید، از سر رضایت دستی به پشت خود بزنید. اگر فکر می کنید تلاش روزانه شما کم بوده است تصمیم بگیرید که فردا برای رسیدن به آنچه که نیاز دارید کار متفاوت انجام دهید. با روحیه و تصمیم بالا برای شروع متفاوت فردا، دفتر کار را ترک کنید. "

نوشته Mark Crawford مهندس ارشد تجهیزات دوار در وبسایت انجمن مهندسان مکانیک آمریکا
ترجمه و اقتباس: بهزاد کریم زاد شریفی /مدیر مهندسی و تحقیق و توسعه پمپیران
انتهای پیام/