انجمن جهاني روابط عمومي نيز روابط عمومي را بخشي از وظايف مديريت مي داند كه عملي ممتد و طرح ريزي شده است كه از طريق آن افراد و سازمان ها مي كوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سر و كار دارند بدست آورند.
روابط عمومي هم هنر است هم علم. در واقع حياتي ترين بخش سازمان روابط عمومي است و چشم و گوش سازمان محسوب مي شود. روابط عمومي منعكس كننده عملكرد سازمان به مردم و رسانه ها است. اگر سازمان اعتبار و وجهه مناسب در ميان افكار عمومي داشته باشد،  از اعتباري است كه روابط عمومي آن را بدست آورده است.
اگر روابط عمومي بتواند اين سه وظيفه مهم را به نحو احسن انجام دهد در كار خود موفق خواهد بود: يعني توليد اطلاعات و انعكاس مطلوب آن، ارائه تصوير مناسب از سازمان و معرفي خدمات و كالاهاي سازمان.
روابط عمومي اتاق فكر سازمان است. اين روابط عمومي است كه منشور اخلاقي سازمان را تدوين مي كند و فرهنگ سازماني را در داخل سازمان نهادينه مي سازد. فردي كه مسئولیت روابط عمومي دارد بايد چند خصوصيت مثبت را  يكجا داشته باشد. او بايد هنر برقراري ارتباط را بلد باشد. خوش پوش و خوش برخورد باشد و وجدان كاري بيش از ديگران داشته باشد به عبارتي مسئوليت پذير باشد.وي بايد به عنوان سخنگوي سازمان، اهداف و كارهاي انجام شده يا در حال انجام سازمان را به اطلاع همه برساند.جان كلام اينكه فرصت سازسازمان متبوعش باشد نه فرصت سوز.
به نظر می رسد بسياري از افرادی كه در روابط عمومي ها مشغول به كارند متخصص این حوزه و آموزش ديده اين امر مهم نيستند و يا تحصيلات مرتبط با اين رشته را ندارند.اين افراد نا آشنا از كاركرد هاي مثبت روابط عمومي بي اطلاعند و به دليل همين بي اطلاعي نمي توانند وظايف خود را به نحو احسن انجام دهند.
ضروری است افراد مناسب كه شرايط كار در روابط عمومي را دارند گزينش شوند و اين وظيفه مهم كار هر كسي نيست.كسي كه ثبات شخصيتي دارد و هنر برقراري ارتباط را مي داند، قطعا بهتر مي تواند در روابط عمومي مثمر ثمر باشد.برخي ها فكر مي كنند كه كار روابط عمومي صرفا ارسال فكس به نشريات و يا پاسخگويي به تلفن اين و آن است در حاليكه كار روابط عمومي بسيار فراتر از اينهاست.
انجام وظيفه در واحد روابط عمومي بسيار حساس و تاثيرگذار است. اگر ايراد و يا نقطه ضعفي در روابط عمومي حادث شود به جرات مي توان گفت كه آبروي سازمان به خطر مي افتد چرا كه روابط عمومي آيينه تمام نماي سازمان است. پس هر نوع خدشه و خلل در كار روابط عمومي به كل سازمان تسري مي يابد و آنرا آسيب پذير مي سازد. بنابراين اگر روابط عمومي جايگاه مطلوب خود را پيدا كند سازمان نيز به تبع آن وضعيت مطلوب تري خواهد داشت.
روابط عمومی می تواند به سازمان مقبولیت و مشروعیت ببخشد. روابط عمومی باید فکر کند که سازمان متبوع او چطور است چطور دیده می شود و چطور باید دیده شود. یک روابط عمومی خوب آن است که در بیرون سازمان مدعی سازمان و در داخل سازمان مدعی مردم باشد. کارشناس روابط عمومی باید سرآمد اخلاق در بین سایر کارشناسان یک سازمان باشد لذا رعایت اخلاق در فعالیت های ارتباطی که با طرز تفکر و باورها و نگرش پیام رساننده نیز ارتباط دارد از جمله ویژگی های اصلی کارشناس روابط عمومی به حساب می آید. لذا احساس مسئولیت اخلاقی از طرف کارشناس روابط عمومی سلاست حرفه ای او را تامین می کند.
یکی از وظایف خطیر روابط عمومی در هر سازمان داشتن شناخت علمی از تشکیلات، عملکرد و اهداف سازمان و نیز آشنایی با نقاط ضعف و قوت آن است. این شناخت لازمه یک برنامه ریزی دقیق برای روابط عمومی است که باید به دیگر مخاطبان از جمله مدیران و کارکنان درون سازمان و مخاطبان خارج سازمان که به نحوی با سازمان در ارتباطند از طریق ارتباط سازنده و همه جانبه انتقال یابد.
در حال حاضر روابط عمومی سازمان های دولتی با چالش های چندی روبرو هستند. دکتر حمید نطقی پدر روابط عمومی ایران می گوید هر مدیریتی سزاوار روابط عمومی است که دارد. به نظر می رسد دلیل ناکارامدی بسیاری از روابط عمومی ها نیز به همین نکته بر می گردد. زمانی که مدیر مجموعه بر اساس شایستگی و تخصص انتخاب نشده باشد مدیر روابط عمومی نیز فرد شایسته ای نخواهد بود.
 بسیاری از افرادی که به عنوان مسئول روابط عمومی اداره یا سازمان برگزیده می شوند تحصیل کرده این رشته نبوده و یا تجربه و مهارتی در این زمینه ندارند. برخی ها فکر می کنند وظیفه روابط عمومی صرفا نصب بنر، تهیه عملکرد، تولید خبر و یا ارسال پیام است در حالیکه این رشته و شغل علاوه بر اینکه یک علم است هنر هم محسوب می شود. روابط عمومی یعنی هنر ارتباط برقرار کردن و نفوذ در افکار عمومی. برگزاری دوره های آموزشی و یادگیری مباحث جدید مرتبط با روابط عمومی از جمله روابط عمومی الکترونیک یا فضای مجازی برای کارشناسان این حوزه راهگشا خواهد بود.
برای آسیب شناسی روابط عمومی و رفع مشکلات آن و استفاده از فرصت ها لزوم تعامل و همفکری متخصصان این رشته و استفاده از روش های اثربخش آن برای کارشناسان روابط عمومی ضروری به نظر می رسد.کارشناسان و مدیران روابط عمومی باید برای بهره گیری از تجارب یکدیگر و روزآمد کردن دانش خود در این زمینه هم اندیشی کنند تا به معنای واقعی کلمه هم هنر روابط عمومی را بلد باشند و هم علم آن را.

طاهر خيري/ كارشناس ارشد ارتباطات
انتهای پیام/