پربازدیدترین ها
جدیدترین اخبار پربیننده ترین اخبار

کد خبر :   97221  | تاریخ خبر : 1397/10/25  | ساعت : 17:01

معاون اداری و مالی سازمان تامین اجتماعی:

پیاده‌سازی سیستم‌های جامع منابع انسانی در سازمان تامین‌اجتماعی تحول‌آفرین بوده است


نصر: معاون اداری و مالی سازمان تامین اجتماعی معتقد است: سازمان تأمین اجتماعی، نهادی عمومی و غیردولتی با هویت اجتماعی‌اقتصادی است که بیش از ۴۲ میلیون نفر را تحت پوشش خود دارد.

برای مشاهده عکس در ابعاد اصلی ، بر علامت ذره بین روی تصویر کلیک نمایید

به گزارش نصر، رحیم اردلان افزود: این سازمان، محوری‌ترین ارائه‌دهنده حمایت‌های قانونی تأمین اجتماعی و از عوامل اساسی در پشتیبانی نیروی کار و تعمیق احساس امنیت اجتماعی به شمار می‌رود. گستره فیزیکی و تعدد و تنوع خدمات سازمان در سراسر کشور موجب شده تا خانواده سازمان تامین‌ اجتماعی، جمعیتی بالغ بر ۷۰ هزار نفر را در مشاغل گوناگون در بر بگیرد که از این نظر نیز در زمره بزرگترین سازمان‌های کشور قرار می‌گیرد. در این بین، سرمایه انسانی به عنوان مهمترین مزیت راهبردی سازمان تامین اجتماعی برشمرده می‌شود. از آنجا که اجرای فرآیندهای مدیریت منابع انسانی جزو پیچیده‌ترین فرآیندهای پشتیبانی است، مکانیزاسیون این بخش با سیستم‌های جامع مدیریت منابع انسانی در دستور کار این سازمان قرار گرفته است. با وی درباره پیاده‌سازی این سیستم‌ها و تاثیر آن در ارائه خدمات بهینه و بهتر به کارکنان و افزاریش بهره‌وری سازمانی، گفت‌وگویی کرده‌ایم که مشروح آن را در زیر می‌خوانید:

تصمیم برای پیاده‌سازی سیستم‌های جامع مدیریت منابع انسانی در سازمان تامین اجتماعی چطور عملیاتی شد؟
مدیریت اطلاعات و فرایندهای سازمان در حوزه سرمایه انسانی، مستلزم بهره گیری از فناوری‌های نوین به ویژه فناوری اطلاعات است. شاید مطلع باشید که تأمین اجتماعی یکی از سازمان‌های پیشرو و اولین‌ها در استقرار سیستم‌های اطلاعاتی است که امکانات کم نظیری را در زمان خود در اختیار داشته است؛ بنابراین در حوزه‌های مرتبط با منابع انسانی هم از سالهای دور، سیستم‌ها و نرم‌افزارهایی با توجه به نیاز و امکانات، توسط همکاران فنی یا شرکت‌های تابعه فعال در زمینه IT پیاده‌سازی شده و مورد استفاده قرار گرفته‌اند؛ اما یکپارچگی و جامعیت را آنگونه که مطلوب سازمان بود در بین این سیستم‌ها نداشتیم‌؛ یعنی سیستم تشکیلات سازمانی ما در یک حوزه استفاده می‌شده و سیستم پرسنلی بدون ارتباط سیستمی با آن در حوزه‌ای دیگر. به همین ترتیب نرم‌افزار حقوق و دستمزد و مابقی نرم‌افزارها که این خود مشکلات زیادی از جمله مغایرت‌ها را به وجود می‌آورد. البته الزام دیگر ما وظیفه و تکلیفی بود که در برنامه راهبردی سازمان در این رابطه مشخص شده و طی یک برنامه عملیاتی مهم تحت عنوان استقرار سیستم جامع منابع انسانی به منظور تحقق اهداف و راهبردهای این حوزه به تصویب رسیده است.

یعنی بیشترین مشکلات سازمان با وجود نرم‌افزارهای مختلف‌،‌ نبود یکپارچگی و بستر یکسان نرم‌افزارها بود؟
مشکلات ناشی از عدم یکپارچگی و جزیره‌ای بودن در همه سیستم‌ها تقریبا مشابه است. بدیهی است که وقتی می‌خواهیم حکم کارگزینی فرد را صادر کنیم باید این فرد را در پست سازمانی مصوب خودش منصوب کنیم و اطلاعات مترتب بر پست، مانند رسته، رشته، امتیازات و … از سیستم تشکیلات سازمانی خوانده شود؛ اما تا پیش از استقرار سیستم جامع دیدگاه در سازمان، این اطلاعات به صورت دستی در سیستم پرسنلی ثبت می‌شد که در مواردی خطای کاربری یا عدم لینک با آخرین ساختار مورد تائید، مغایرت‌هایی را به وجود می‌آورد. طبیعتا گزارش‌ها هم با هم منطبق نمی‌شد، حوزه ساختار ما هم از سوی دیگر از وضعیت تصدی پست‌ها بی‌خبر بود. حالا همین مسائل بین نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد و پرسنلی هم پیش می‌آمد. یعنی در مواردی مبلغ حکمی که کارگزینی درج می‌کرد با مبلغی که مالی مبنای پرداخت قرار می‌داد، مغایر بود یا این که به دلیل عدم ارتباط این ۳ سیستم در طراحی و بازنگری ساختارها، محاسبه بار مالی برای حوزه تشکیلات امکان‌پذیر نبود.

ملاک‌ها  و معیارهای انتخاب سیستم منابع انسانی مناسب چه بود و آیا فکر می کنید سیستمی در خور سازمانی به بزرگی شما را ارائه شده‌است؟
سازمان تامین اجتماعی مدت‌ها بود که پیگیر استقرار چنین سیستمی بود. حتی یک بار هم قراردادی با همین موضوع با یکی از شرکت‌ها منعقد کرد که مشمول مرور زمان شد و آن شرکت نتوانست به تعهدات خود عمل کند. انصافا هم پروژه پیچیده و دشواری هم برای پیمانکار و هم کارفرماست. با توجه به این مهم، محصولات و شرایط تولیدکنندگان مطرح سیستم منابع انسانی در کشور در قالب ضوابط و مقررات سازمانی و با مشارکت حوزه های تخصصی و بخش فنی IT سازمان بررسی شد. جلسات متعدد و پرزنت‌های طولانی داشتند. این شرکت‌ها در چند مرحله فیلتر شدند و نهایتا شرکت چارگون با موفقیت از همه مراحل گذشت و با توجه به انطباق حداکثری فرایندهای محصولش با وضع موجود ما، رزومه و سوابق شرکت و رضایت مشتریانش که در تحقیقات مورد ارزیابی قرار گرفت، برگزیده شد. فکر می‌کنم این روند حدود ۲ سال، طول کشید. طبعاً در نهایت به این نتیجه خوبی درباره یکی از شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزارهای سازمانی رسیدیم و با مدیران و کارشناسان، برنامه مدونی برای استقرار سیستم‌ها تنطیم کردیم. در طول زمان همکاری هم هرچند چالش‌های فنی و فرایندی داشتیم اما در مجموع درک‌مان از فعالیت‌های نزدیک دوسال همکاری این است که شرکت، این اراده را دارد و توان لازم را هم در خود ایجاد کرده است که این پروژه ملی را با بهترین کیفیت به انجام برساند به طوریکه تاکنون هر درخواستی که برای سفارشی سازی سیستم‌ها داشته‌ایم، شرکت پذیرفته و پس از تحلیل و چالش‌های معمول به سمت پیاده‌سازی آنها پیش رفته است.

آیا در طول این ۲ سال مشکل قابل توجهی با شرکت یا سیستم‌ها داشته‌اید؟
حتما مشکلاتی بوده که بالاخره در دو طرف مدیریت شده است. در ابتدا بحث دولایه بودن سطوح دسترسی در سیستم بود که با توجه به ساختار سازمان، باید سه لایه می‌شد که در زمان کوتاه و خیلی هم انعطاف‌پذیر پیاده‌سازی شد؛اما آنچه که به صورت عملیاتی رخ داد و خیلی فشار به هر دو مجموعه وارد کرد زمانی بود که ما زیرسیستم ارزیابی عملکرد را به عنوان اولین زیر سیستم به صورت کشوری عملیاتی کردیم و در ایام پر ترافیک، مشکلاتی مانند کندی و در هم ریختگی اطلاعات پیش آمد که خیلی همکاران ما را درگیر کرد؛ اما انصافا شرکت چارگون، در چند روز مشکل را حل کرد که بعدا متوجه شدیم تعدادی از کارشناسان و مدیران شرکت چارگون، شب‌ها را هم در شرکت مانده‌اند و کار کرده‌اند و این تعهد برای ما ارزشمند است. در حال حاضر زیرسیستم‌های تشکیلات سازمانی، پرسنلی، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد، حضور و غیاب، جذب و استخدام، آزمون و توسعه و رفاه از مجموعه دیدگاه در سازمان تامین اجتماعی عملیاتی شده‌اند. در حوزه تشکیلات سازمانی تقریبا سفارشی‌سازی‌ها تمام شده و در مرحله تائید اطلاعات هستیم. در نرم‌افزار پرسنلی به بخش احکام رسیده‌ایم و در نرم‌افزار حضور و غیاب و بیمه‌ در حال تعمیم و بارگذاری هستیم.در  حوزه نرم‌افزار ارزیابی عملکرد نیز مقرر شده تا  بر اساس قواعد سازمان ملی استاندارد نرم‌افزار را در ۲دوره، عملیاتی می‌کنیم، سایر زیرسیستم‌ها هم در مراحل پایلوت یا کانورت اطلاعات هستند.

درباره نرم‌افزار ارزیابی عملکرد در سازمان تامین اجتماعی به قواعد سازمان ملی استاندارد اشاره کرید. لطفا از دستاوردهای سیستم در سازمان، بگویید؟
ببینید در کشور استانداردی برای مدیریت منابع انسانی تدوین شده تحت عنوان ۳۴۰۰۰ که ما هم برنامه‌های عملیاتی حوزه سرمایه انسانی سازمان را بر اساس آن تدوین کردیم. به طور ویژه فرایند مدیریت عملکرد کارکنان از این مجموعه، تائیدیه سازمان استاندارد را هم اخذ کرده است. می‌دانید مدیریت عملکرد به نوعی موتور محرک سایر فرایندهای منابع انسانی است. خوشبختانه سیستم ارزیابی عملکرد مستقر شده در سازمان، با چرخه مدیریت عملکرد این استاندارد شامل هدفگذاری، ارزیابی و بهبود انطباق زیادی داشت. به همین دلیل توانستیم به سرعت آن را بومی‌سازی کرده و تعمیم دهیم.
اکنون این زیرسیستم بیش از ۷۰ هزار کاربر فعال دارد که هر سه ماه خود ارزیابی و ارزیابی سرپرست بر اساس شاخص‌های تعیین شده و مبتنی بر گردش کار صورت می‌پذیرد و امتیازات حاصله مبنای پرداخت‌های انگیزشی قرار می‌گیرد. ما در ستاد سازمان، تمام گردش کار را می‌بینیم و نمرات را داریم. سقف‌های توزیع اجباری را کنترل می‌کنیم، نتایج هم تحلیل می شود و خوراک بخش آموزش و حتی برنامه‌ریزی نیروی انسانی ما خواهد بود. مثلا می‌توانیم در تحلیل نتایج به این برسیم که کدام کارکنان سازمان در تفکر سیستمی ضعف دارند یا باید آموزش‌های‌IT ببینند، چه کسانی قابلیت ارتقاء و توسعه دارند و چه کسانی باید تغییر شغل دهند. مدیران هم نمی‌توانند بدون منطق، نمره بدهند چون می‌دانند رصد می‌شوند. شاخص‌ها برای همه کشور به طور متمرکز تعیین می‌شود، پرسنل هم از ارزیابی سرپرست به طور شفاف مطلع می‌شوند و نتیجه را می‌بینند و خلاصه این که ظرفیت بسیار قابل توجهی برای سازما تامین اجتماعی با این سیستم، حاصل شده است.

توصیه شما به سایر دستگا‌ها و شرکت‌ها برای بهره‌مندی از تجارب موفق سازمان تامین اجتماعی در حوزه مکانیزاسیون منابع انسانی چیست؟
حتما سازمان‌ها و شرکت‌ها در حوزه منابع انسانی باید به سمت استاندارد سازی فرآیندهایشان پیش بروند که در این بخش می‌توانند از استقرار سیستم‌های یکپارچه مدیریت منابع انسانی کمک بگیرند. طبعا هر سازمانی بسته به شرایط، قوت‌ها و ضعف‌ها برای استقرار سیستم‌های جامع، مدل و نقشه راه خود را دارد و خوب است که در پروژه‌ها در کنار مسیرها و مراحل کلاسیک، حتما روش‌ها و تجارب موفق را بررسی کنند تا به الگوهایی موفق‌، زود بازده و کم ریسک دست پیدا کنند. استقرار سیستم‌های جامع مدیریت منابع انسانی در سازمان تامین اجتماعی می‌تواند الگوی خوبی برای سایر دستگاه‌ها و سازمان‌ها باشد. در پایان  از مجموعه همکاران خودم در سازمان تامین اجتماعی و عزیزان شرکت چارگون، بابت همه زحمات کشیده شده قدردانی می‌کنم و امیدوارم هرچه زودتر استقرار و بهره‌برداری کامل سیستم‌ها را شاهد باشیم.

انتهای پیام/

مطالب مرتبط

نظرات (0)

 

استفاده از مطالب پورتال با ذکر منبع بلامانع است